Tips

Het is belangrijk dat een zakelijke brief de juiste indeling heeft. Een veelvoorkomend irritatiepunt is echter de wijze waarop een zakelijke brief inhoudelijk is geschreven. Zorg er dus voor dat deze inhoudelijk klopt en geen spelfouten bevat. Hieronder hebben wij enkele tips die je kan gebruiken bij het schrijven van een zakelijke brief.

Spelling & Grammatica

Zorg ervoor dat je brief volmaakte zinnen bevat in correct Nederlands.

1. Vertrouw niet op de grammaticacontrole die op je pc zit. Deze ziet vaak niet alle fouten en kan immers niet begrijpen wat jij met de zinnen bedoelt.

2. Print je brief even uit en leg deze vervolgens even aan de kant. Pak deze enige tijd laten op en lees je zinnen hardop aan jezelf voor. Kloppen de zinnen en lees je wat je vooraf had bedoeld?

3. Laat je brief door een vriend, kennis of familielid controleren.

Algemene tips

1. Wees voorzichtig met afkortingen.

2. Getallen beneden de 11 in woorden schrijven komt vaak netter over. Kies wel voor het cijfer wanneer dit overzichtelijker is. Dit is vaak wanneer er meer cijfers in één zin gebruikt worden.

3. Maak zinnen kort. Lange zinnen met voegwoorden en komma´s nodigen niet uit tot lezen.

4. Schrijf over wat voor de lezer interessant of belangrijk is. Schrijf geen eindeloze lange verhalen.

5. Betref het wel veel tekst maak dan gebruik van witregels om de tekst te breken. Ook opsommingen, met opsommingtekens of eventueel een schema kunnen een lang stuk leesbaarder maken.

6. Beperk het gebruik van automatisch afbreken. Veel afgebroken woorden staat slordig. Controleer de afbrekingen bij automatisch afbreken. De afbrekingen vinden soms op de verkeerde plek plaats.

7. Wissel niet van beleefdheidsvorm. In de eerste alinea spreek je de lezer nog aan met ‘u’, en vervolgens ga je door in de je-vorm. Dit geeft een weinig beleefde indruk.

8. Ga niet over van Formeel naar informeel. Als je de aanhef begint met “Geachte…”, kun je niet eindigen met “Groetjes”.

9. Indien een nieuwe zin met een met een klein woord als “De” op een regel begint, en het vervolg van die zin wordt door de automatische regelomloop naar de volgende regel gestuurd, dan geeft dat een onrustig beeld. Dan kun je beter deze zin volledig op een nieuwe regel laten beginnen.

10. Wanneer je bijlagen vermeldt, vergeet dan niet om deze met de brief mee te sturen.

11. Bij een korte brief kun je de witruimten wat groter maken. Dat zorgt voor een betere vlakverdeling, zodat niet alleen de bovenste helft beschreven is. Maar overdrijf dit niet, want te grote witvlakken tussen de regels staat amateuristisch.

12. Zorg voor een normaal lettertype en lettertype grootte. Dit maakt het lezen erg prettig. Maak ook geen onnodig gebruik van CAPSLOCK. Dit staat schreeuwerig en dien je enkel bij uitzondering te gebruiken.

Naamgebruik / Aanhef

Indien je de voornaam of een voorletter gebruikt, dan de eerste letter van tussenvoegsels met een kleine letter schrijven. Het is dus :

* Bram van der Boog
* B. van der Boog

Indien je niet de voornaam of voorletter gebruikt voor het tussenvoegsel, dan moet het eerst tussenvoegsel met een hoofdletter. Je schrijft dus :

* mevrouw De Jong
* mevrouw Snel-De Jong
* de heer Van der Boog

Voorbeelden

Maak gebruik van voorbeelden die je op internet kan vinden. Waarschijnlijk doe je dat al aangezien je op deze website zit. Controleer alles nog eens goed. Ook deze website kan mogelijk (tekstuele) fouten bevatten.

Mocht je gebruik maken van voorbeelden en informatie direct kopiëren en plakken. Zorg er dan voor dat je enkele relevante informatie overneemt en aanpast naar je eigen situatie. Het telefoonnummer van iemand anders op je brief vermelden is erg slordig.